BLOG
Nowelizacja Ustawy AML – nowe obowiązki dla TFI
Nowelizacja Ustawy AML – nowe obowiązki dla TFI
To już ostatni etap implementacji do polskiego porządku prawnego przepisów tzw. piątej dyrektywy AML tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (Dz. Urz. UE z 2018 r. L156 s. 43)[1].
Ustawa o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu implementująca powyższą dyrektywę została opublikowana 30 kwietnia 2021 r. w Dzienniku Ustaw.
Oznacza to, że w najbliższych dniach wejdą w życie nowe przepisy Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („Ustawa AML”) – nowelizacja zacznie obowiązywać bardzo szybko, co do zasady już po upływie 14 dni od publikacji. Warto jednak zaznaczyć, że vacatio legis dla istotnej części przepisów wynosi odpowiednio trzy lub sześć miesięcy, dlatego termin na dostosowanie się do nich instytucji obowiązanych będzie wydłużony.
Zakres zmian
Wprowadzane zmiany nie tylko rozszerzają zakres regulacji, ale również istotnie modyfikują dotychczasowe brzmienie przepisów Ustawy AML. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania całego systemu AML w organizacji, TFI oraz inne instytucje obowiązane powinny zwrócić szczególną uwagę na następujące zagadnienia:
- zmiany zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego
Do przypadków obowiązkowego stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przez instytucje obowiązane włączono sytuacje, w których dochodzi do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego.
Ponadto rozszerzono katalog sytuacji, w których konieczne może okazać się zastosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, w szczególności przy wykorzystaniu nowych kanałów dystrybucji lub nowych rozwiązań technologicznych, a także w ramach współpracy z klientami z określonych sektorów wysokiego ryzyka.
- zmiany w zakresie beneficjentów rzeczywistych (UBO) i Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych
Przedmiotowa nowela zmienia zakres definicji beneficjenta rzeczywistego, a także zasady jego weryfikacji. W świetle nowych przepisów identyfikacja beneficjenta rzeczywistego nie może polegać wyłącznie na weryfikacji centralnego rejestru beneficjentów rzeczywistych.
Proces weryfikacji beneficjentów rzeczywistych został bardziej sformalizowany i będzie wymagał od instytucji obowiązanych zmiany zasad jego dokumentowania.
Ponadto instytucje obowiązane zostały zobowiązane do określenia w wewnętrznych procedurach:
- zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem przedmiotowej ustawy oraz,
- zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego i czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
- zmiany w zakresie osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP)
W tym obszarze należy zwrócić uwagę na delegację ustawową, w ramach której minister właściwy do spraw finansów publicznych zobowiązany został do stworzenia tzw. listy krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi. W związku z powyższym zmodyfikowana została definicję PEP.
W przedmiotowym zakresie wprowadzono katalog informacji, które mają być pozyskane przez instytucje obowiązane przy stosowaniu wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego w przypadkach stosunków gospodarczych lub transakcji związanych z państwami trzecimi wysokiego ryzyka.
- zmiany w zakresie anonimowego zgłaszania naruszeń
Wedle znowelizowanych przepisów instytucje obowiązane mają obowiązek określenia w wewnętrznych procedurach sposobów ochrony pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej w razie zgłoszenia naruszeń. Tym samym nie tylko pracownikom, ale również innym osobom wykonującym czynności na rzecz instytucji obowiązanej, zagwarantowana została ustawowa ochrona przed negatywnymi konsekwencjami zgłaszania naruszeń.
Sposoby te muszą zapewniać ochronę sygnalistów przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb.
Ponadto zaznaczyć należy, że zmieniona Ustawa AML oprócz ustanowienia mechanizmów ochronnych dla osób zgłaszających naruszenia, wprowadza także aktywny obowiązek podejmowania działań przez instytucje obowiązane w celu ochrony tych osób. W tym kontekście Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane także nowy obowiązek, w ramach którego muszą one zapewnić ochronę pracownikom oraz innym osobom wykonującym czynności związane z realizacją przez instytucje obowiązane określonych obowiązków AML.
- zmiany w zakresie przeprowadzania szkoleń
Zgodnie z nowym brzmieniem Ustawy AML, instytucje obowiązane zapewniają udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków, uwzględniających zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.
- rozszerzenie katalogu instytucji obowiązanych
Do katalogu instytucji obowiązanych dołączono m.in. pośredników w obrocie nieruchomościami, przedsiębiorców zajmujących się obrotem lub pośrednictwem w obrocie dzieł sztuki i antyków, przedsiębiorców świadczących usługi w zakresie sporządzania deklaracji, prowadzenia ksiąg podatkowych, udzielania porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.
Praktyczne aspekty zmian
Wskazać należy, że nowelizacja Ustawy AML wywiera bezpośredni wpływ na otoczenie prawne i faktyczne towarzystw funduszy inwestycyjnych, obligując je jako instytucje obowiązane do zainicjowania, a następnie wdrożenia odpowiednich zmian w wewnętrznych systemach przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Jak wskazano na wstępie, nowe przepisy Ustawy AML wchodzą w życie stopniowo, dlatego TFI oraz inne instytucje obowiązane powinny wykorzystać ten czas na dokonanie przeglądu funkcjonujących w organizacji procesów w tym zakresie, w szczególności procedur i regulacji wewnętrznych z punktu widzenia efektywności i legalności.
Proces ten może wiązać się z koniecznością wprowadzenia istotnych zmian organizacyjnych, aktualizacji bądź przyjęcia nowych procedur, wdrożenia nowych narzędzi operacyjnych, a także przeszkolenia pracowników z ich praktycznego stosowania.
Warto zaznaczyć, że w obszarze procedur AML, ustawa explicite stanowi, że wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej podlega bieżącej weryfikacji oraz w razie potrzeby aktualizacji. Jest to wyraźny znak interpretacyjny odchodzenia od rekomendacji, w kierunku ścisłego nakazu stosowania rozwiązań ustawowych przez instytucje obowiązane.
Wprowadzane zmiany są zamknięciem kolejnego etapu mającego na celu uszczelnienie dotychczasowych przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Czas pokaże, czy ułatwią one instytucjom obowiązanym skuteczniejszą realizację zadań w tym zakresie, wydaje się jednak, że kolejne zmiany są nieuniknione, szczególnie w kontekście stałego dostosowywania prawa do zmieniających się realiów rynku finansowego.
Rekomendacja
Niewątpliwie wejście w życie nowelizacji Ustawy AML oddziałuje wprost na prowadzenie działalności przez TFI i inne instytucje obowiązane, a w konsekwencji może generować nowe ryzyka i zagrożenia w obszarze compliance.
Rekomendowanym działaniem jest sprawdzenie istniejących mechanizmów wewnętrznych nie tylko z punktu widzenia systemu i procedur AML, ale również całego obszaru compliance w TFI.
Kancelaria MWW od wielu lat z powodzeniem wspiera towarzystwa funduszy inwestycyjnych oraz inne podmioty działające na rynku finansowym w zakresie przeglądu systemów i wdrażania przepisów AML, a także bieżącego doradztwa w tym obszarze.
Posiadamy również bogate doświadczenie w zakresie tworzenia i dostosowywaniu procedur wewnętrznych, przeprowadzenia audytów prawnych oraz szkoleń dla pracowników.
W razie potrzeby zapraszamy do kontaktu.